Secrétaire polyvalent / polyvalente

Recruteur
POLE EMPLOI
Lieu du poste
Vieux-Reng
Publication
vendredi 27 août 2021
Date limite
dimanche 26 septembre 2021
Contact
Pôle Emploi MAUBEUGE GARE
Secteur
Immobilier
Type de contrat
CDD
Niveau de formation
Bac à Bac + 2
Positionnement Il est rattaché hiérarchiquement au Directeur de Résidence services et, par délégation, à son Adjoint et au Responsable d'accueil et facturation. Mission générale Il assure des missions Administratives, de facturation et d'accueil de la résidence. Missions exercées Missions de facturation - Gestion globale des comptes clients via un outil de facturation, de gestion hôtelière et de SAP : ouverture et clôture, facturation, encaissements, tenue de la caisse de l'accueil, - Préparation du dossier de départ d'un résident permanent - Transfert mensuel à la comptabilité des clôtures des mouvements clients, des ventes et encaissements, - Vérification et saisie des factures fournisseurs par le rapprochement BC/BL/Factures et transmission pour BAP à la Direction, - Transmission des bordereaux de remises en banque à la comptabilité, - Gestion des relances clients débiteurs - Suivi et contrôle des mouvements d'encaissements - Rapprochement bancaire Missions administratives - Gestion du courrier (arrivée/départ) et distribution, - Gestion administrative, - Enregistrement des réclamations clients, - Disponibilité à son poste de travail des documents de référence à jour, - Rédaction et actualisation de divers documents, notamment : fichiers, affiches, notes, conventions de stages ou de partenariat, etc. Missions d'accueil - Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des personnes, - Orientation du client vers le bon interlocuteur de la Résidence, - Vérification de l'identité des visiteurs le cas échéant, - Distribution de la documentation. - Etablissement et transmission régulière à la Direction, des tableaux de bord mis à jour concernant : le nombre de repas, les inventaires, les fiches prospects, - En cas de besoin, intervention ou demande d'intervention des secours auprès des résidents (par exemple quand l'alarme de surveillance se déclenche), et suivi du fonctionnement du système de téléassistance, conformément à la procédure qualité Activité SAP : assistance administrative à domicile - Aide et accompagnement des résidents dans leurs démarches administratives, - Etablissement de devis pour les demandes ponctuelles. Activité SAP : assistance informatique et internet à domicile - Aide à l'installation du matériel ou de l'environnement informatique, établissement des connexions, - Initiation, formation à la navigation sur le web et autres logiciels, - Réalisation éventuelle d'un pré-diagnostic par téléphone en cas de panne, avant de se déplacer, - Etablissement de devis pour les demandes ponctuelles. Activité SAP : commande, livraison, portage de courses lourdes (épicerie) - Achats à partir des commandes des clients, - Livraison à domicile, - Traçabilité des règlements. Missions transverses - En cas de nécessité de service, intervention et aide aux collègues des autres services de l'établissement dans l'accomplissement de leurs missions. Qualité - Connaissance et compréhension de la politique qualité Domitys et des objectifs liés, - Mise en œuvre d'actions correctives, - Connaissance des objectifs d'amélioration fixés par le Directeur de la résidence et participation à la réalisation des plans d'actions, - Respect des règles de gestion documentaire,