Télétravail : comment bien rédiger un mail sans laisser de place aux malentendus

La mise en place du télétravail de longue durée dans un grand nombre d’entreprises peut déshumaniser les échanges avec la multiplication des emails. Et faire passer un message par mail n’est pas évident surtout lorsqu’il s’agit d’un sujet sensible ou quand il faut exprimer son désaccord, vous pouvez aussi prendre tout simplement des nouvelles de vos collègues. Il y a quelques petites règles à connaître… Suivez le guide !

Télétravail : comment bien rédiger un mail

Adaptez votre email à votre destinataire et à votre message surtout lorsque vous êtes en télétravail

« Tu as deux minutes, faut qu’on parle ». Vous ne prendrez pas cette expression de la même manière que cela vienne d’un collègue ou de votre supérieur, surtout quand vous êtes en télétravail et que vous ne savez pas pourquoi ce message tombe à ce moment précis. Vous imaginez tout de suite le pire si cela vient de votre manager. Alors gardez cet exemple en tête quand c’est à votre tour d’écrire un mail. N’utilisez pas d’expressions qui peuvent être prises à double sens et n’utilisez pas le même vocabulaire pour quelqu’un que vous connaissez bien et pour quelqu’un que vous connaissez moins bien.

Télétravail : Détaillez bien votre pensée et relisez-vous avant d’envoyer votre mail

« Non, pas le temps ». Répondre avec trois mots ou en recevoir trois en réponse n’est pas très agréable, surtout lorsqu’il s’agit d’une demande d’aide ou d’informations. Pourtant cela ne veut pas forcément dire que la personne ne veut pas vous aider ou vous répondre, prise dans son travail elle a pu vouloir vous prévenir tout de suite qu’à ce moment précis elle n’est pas disponible pour éviter que vous comptiez sur elle, mais prise dans la précipitation elle n’y a peut-être pas mis la forme. C’est pourquoi il est important de bien relire son email ou son message avant de l’envoyer pour éviter que votre destinataire se sente agressé ou qu’il se fasse des fausses idées. N’hésitez pas à prendre le temps de bien répondre en détaillant votre pensée et à ne pas répondre trop vite. C’est finalement plus simple et tout aussi rapide de répondre « Non je n’ai pas le temps pour le moment je suis sûr autre chose mais je reviens vers toi très vite. » 

Ne laissez pas de malaise s’installer par mail avec le télétravail et prenez votre téléphone

Dernière chose, si vous voyez que le ton monte, que les malentendus s’enchaînent et que là vous êtes sûr que votre destinataire est énervé ou que vous l’êtes vous-même, c’est le moment de prendre votre téléphone et de régler la situation à l’oral. Certes envoyer des mails est plus rapide et permet de ne pas perdre de temps mais vous en perdrez plus à essayer d’interpréter un mail et à vous imaginer des choses qu’à en parler simplement de vive voix. Et puis, le retour au travail se fera plus facilement si vous désamorcez la chose en amont…

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